Skoladministratör 75% - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Om oss

Lund är en kommun präglad av kunskap, innovation och nytänkande. Staden lockar människor som vill förändra världen. I Lunds kommun arbetar drygt 10 000 personer med att skapa bästa möjliga förhållanden för våra 125 000 invånare, våra företag och för alla som besöker oss.

Vi söker dig som med din kompetens och engagemang vill och kan bidra till skolans framtida utveckling. Du får en viktig roll i nära samverkan med skolledning, engagerad personal härliga elever och områdets övriga administratörer.

Vi söker nu en administratör till Munspelets skola, Flygelskolan och Östratornskolan på Östra Torn i Lund. Du kommer i huvudsak att ha din placering på Östratornskolan tillsammans med två andra administratörskollegor.

Arbetsuppgifter

Som skoladministratör har du många varierande arbetsuppgifter. Förutom att bistå rektor och biträdande rektorer med både kvalificerade och enklare administrativa arbetsuppgifter, är du i många fall skolans ansikte utåt och ses som "spindeln i nätet".

I ditt uppdrag ingår det att, i samarbete med andra medarbetare, stödja verksamheten så att vi skapar de bästa förutsättningarna för det pedagogiska uppdraget. Fokus i uppdraget är att uppnå effekter och värden för eleven/barnet och att bidra till en god arbetsmiljö för både medarbetare och elever/barn.

Du en central och viktig roll på skolans expedition. Du är ansiktet utåt och tar emot besök, hjälper och vägleder elever, pedagoger, vårdnadshavare, myndighetspersoner etc som kommer eller ringer till skolans expedition i olika ärenden. På utbildningsområdet finns ett antal andra skoladministratörer som du samverkar med.

Du har ansvar för den interna servicen på skolan och är behjälplig i allmänt förekommande kontorsgöromål.

Din roll på Östra Torn kommer framförallt att innefatta personaladministration. En viktig uppgift är att se till så våra skolor har vikarier på plats varje dag och att rekrytera nya vikarier. Du kommer även att syssla med övrig personaladministration, såsom t ex  registrera underlag för anställningar, kontrollera och tillstyrka medarbetares registreringar, lägga in scheman mm i HR-systemet Visma Personec P. En annan viktig roll är att handleda anställda i egenrapporteringen i HR-systemet och kunna svara på de frågor de har.

Du kommer även att tillsammans med dina kollegor att ansvara för eller vara back up för övriga arbetsuppgifter som;

• Posthantering, diarieföring i w3d3, arkivering mm
• Framtagning av olika typer av underlag för statistik och uppföljning
• Hantera utskick av olika slag, skriva protokoll och minnesanteckningar
• Enklare ekonomiadministrativa uppgifter samt inköp och beställningar via ekonomisystemet Raindance.
• Hantera utskick av olika slag, skriva protokoll och minnesanteckningar
• Framtagning av olika typer av underlag för statistik och uppföljning
• Ta emot besök och leveranser
• Hantera elevfrånvaro och scheman i Novashem och Skola 24
• Administrativt stöd till lärarna
• Vara chefsstöd till rektor och biträdande rektorer

Arbetstiden är förlagd måndag-fredag 06.30-13.00

Vi söker dig som

Vi söker dig som har minst tre års gymnasieutbildning eller motsvarande. Har du ytterligare administrativ, ekonomisk eller personaladministrativ utbildning är det meriterande.  

Det är ett krav att du innehar mycket god förmåga att hantera datorn och andra digitala verktyg, liksom att du är väl insatt i Officepaketet. Det är även ett krav att du har erfarenhet av administrativa arbetsuppgifter. Det är meriterande om du har erfarenhet av de arbetsuppgifter som nämns i arbetsbeskrivningen samt de IT-system som används. Särskilt meriterande är det om du har erfarenhet av personaladministrativa arbetsuppgifter och erfarenhet av att arbeta i Visma Personec P.

Du har god förmåga att formulera dig i tal och skrift. Du är drivande, serviceinriktad, flexibel och arbetar strukturerat och systematiskt. Du är observant och lyhörd för vad som behöver göras och kan prioritera på ett effektivt sätt. Du har hög social kompetens, god samarbetsförmåga, är ansvarstagande och har ett professionellt förhållningssätt och bemötande.