Registrator - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Vid avdelningen för ledningsstöd på kommunkontoret finns ett antal enheter så som kansli, utredning, trygghet och säkert, utveckling samt juridik. Enheten för registratur och valkansli söker nu en registrator till kanslienheten som har en fallenhet för att skapa struktur samt ordning och reda. Som registrator har du en nyckelroll i organisationen när det gäller dokumentflödet inom organisationen och du arbetar för att säkerställa den demokratiska processen i Lunds kommun. Du är viktig och du gör skillnad, vill du bli en av oss?

Om oss

Kanslienheten är navet för den demokratiska processen. Vårt gemensamma uppdrag är att stötta och ge service till politiker, chefer, handläggare samt allmänhet. Kanslienhetens service till politiken omfattar kommunfullmäktige med presidie- och beredningar samt kommunstyrelsen med dess utskott och beredningsorgan. I vårt ansvar ingår allt från postöppning och ärenderegistrering, via beredning och politisk behandling till arkivläggning. Kanslienheten är också ansvariga för genomförande av allmänna val. Ett viktigt och pågående utvecklingsarbete är att ta fram och implementera styrdokument för kommunens nämndarbete och ärendehantering. 
På kanslienheten är vi, i våra respektive roller, beroende av varandra och strävar mot samma mål varför samarbete och enhetlighet är en förutsättning och särskilt viktigt. För oss är helheten större än summan av delarna. Det är också därför vi hjälps åt i arbetstoppar och kan gå in för varandra vid behov.

Arbetsuppgifter

Du kommer arbeta i ett team med två andra registratorer men jobbar mycket tillsammans med kollegor från kansliet inom nämndadministrativt arbete i anslutning till kommunstyrelsen, kommunfullmäktige och därtill hörande utskottssammanträden.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter kommer vara registratur, posthantering, expediering samt administration kring förtroendevalda. Utöver detta så ska du också kunna utbilda kommunens tjänstepersoner inom registrering och diarieföring så att registratur och diarieföring fungerar på ett effektivt och rättssäkert sätt samt ge stöd och service till förtroendevalda, allmänhet och media. Du förväntas också delta i kommungemensamma projekt och/eller nätverk inom verksamhetsområdet, ansvara för omvärldsbevakning samt delta i arbetet med att utveckla och förankra processer och rutiner inom nämndadministrationen.

Vi söker dig som

har högskoleutbildning inom statsvetenskap, samhällsvetenskap eller en annan inriktning som arbetsgivaren bedömer som adekvat för tjänsten. Kunskaper om relevant lagstiftning, främst förvaltningsrätt, offentlighets- och sekretesslagen samt kommunallagen är av stor vikt. Kunskaper om GDPR/personsuppgiftslagstiftning och kunskaper om arkivlagen är också en framgångsfaktor för att lyckas i tjänsten. Vidare har du en flerårig erfarenhet av att ha arbetat i en offentlig och politiskt styrd organisation och gärna med kanslirelaterade arbetsuppgifter kopplat till kommunstyrelse så som registratur och nämndadministration. Att du har förståelse för den kommunala ärendeprocessen och dess komplexitet ser vi som en självklarhet. Du ska ha en fallenhet för ordning och reda samt struktur samt en väldigt god datorvana. Erfarenhet av att ha jobbat som registrator är ett krav. 

Vi ser gärna att du har kunskaper om ärendehanteringssystemet W3D3 eller liknande system samt publiceringsverktyg för förtroendevalda. Du har en väl utvecklad förmåga att uttrycka dig i svenska tal och skrift.

Personliga egenskaper

Du som person är noggrann, strukturerad och självgående samt väldigt duktig på att planera, organisera och prioritera ditt arbete på ett effektivt sätt. Du ser värdet i att arbeta som ett team och backar inte för att hjälpa dina kollegor eller ta egna initiativ. 

Du håller tidsramar och det är särskilt viktigt att du är noggrann och väl medveten om mål och kvalitetsstandarder och lägger stor vikt vid att leva upp till dessa. Vidare är det viktigt att du är serviceinriktad och förstår din roll, men ser helheten för verksamhetens bästa i agerande och beslut. Du är lugn och kontrollerad i påfrestande situationer och kommer ofta med idéer och nya angreppssätt i arbetsrelaterade frågor.

Vi erbjuder dig

en utvecklande tjänst med många samarbetsytor där du ges möjlighet att påverka såväl form som innehåll. Vi månar om varandra, vår arbetsmiljö och hälsa och vi har friskvårdsbidrag, som vi gärna ser att du nyttjar. Här kan du läsa mer om vad Lunds kommun erbjuder dig som  medarbetare: Jobba i Lunds kommun

Övrigt

Vi planerar att hålla de första intervjuerna på eftermiddagen den 31 januari och 1 februari och ber dig därför planera din tillgänglighet.