Enhetsadministratör med fokus på schema- och personalplanering

Vi söker en erfaren och strukturerad enhetsadministratör med fokus på schema- och personalplanering för en dygnet runt-verksamhet

Linehuset är Lunds största särskilda boende för äldre med 96 lägenheter och ca 140 medarbetare.

Som enhetsadministratör hos oss på Linehuset får du en nyckelroll kring schema- och personalplanering. Du säkerställer att vi har en hållbar och effektiv bemanning över tid. Du har en nära dialog med enhetscheferna och samordnare, tillsammans ger ni kollegorna bästa förutsättningar att leverera god omvårdnad till våra brukare och skapar en god arbetsmiljö. I teamet ingår tre enhetschefer, sex samordnare och tre enhetsadministratörer med olika fokusområden.

Dina huvudsakliga ansvarsområden är att arbeta aktivt med kortsiktig och långsiktig personalplanering i våra huvudsystem Multi Access och Time Care Pool. 

• Personalplanering och schemaläggning för en dygnet runt-verksamhet med hänsyn till arbetstidsregler samt våra avtal HÖK och AB

Övriga administrativa uppgifter är:

• Planera för SoL-insatser i Epsilon
• HR-administration - Arbeta i vår HR-portal för att hantera grundschema vid nyanställning, registrera nya anställningar och upprättar anställningsavtal. Du bevakar placeringar, frånvaroregistrering samt anställningstid/företrädesrätt
• Personalstatistik
• Hantering av fakturor - mottagsattestera och kontera
• Medverka vid budgetuppföljning
• Beställningar och inköp enligt avtal
• Verkställande av myndighetsbeslut
• Support till medarbetare vid frågor om registrering i HR-portalen t. ex. lön, semester och schema
• Nyckelhantering för husets utrymmen

Schemalagd arbetstid är måndag-fredag (40 timmar/vecka) och vi tillämpar flexavtal. 

Kvalifikationer

För rollen på Linehuset är det krav på:
Flera års erfarenhet av att självständigt arbeta med kort- och långsiktig personalplanering i Multi Access och Time Care pool. Erfarenhet av andra planeringsprogram kan vara intressanta för denna tjänst.

Meriterande för tjänsten med påbyggnadsutbildning inom bemanning och personalplanering. 

Generellt för alla enhetsadministratörsroller inom äldreomsorgen i Lund

• Du har lägst gymnasieutbildning med administrativ eller ekonomisk inriktning. Alternativt kan en annan gymnasieinriktning med påbyggnad inom HR och ekonomi, i kombination med erfarenhet som arbetsgivaren bedömer likvärdig, också vara relevant.
• Erfarenhet av det personaladministrativa och ekonomiska området samt att du arbetat några år med liknande administrativa arbetsuppgifter 
• Du ser det som en självklar del av arbetet att arbeta med digitala verktyg inom HR och ekonomi  
• Erfarenhet och förståelse för vård och omsorg ser vi som meriterande 

För att lyckas i rollen som enhetsadministratör behöver du ha en god förmåga att prioritera, vara självgående, stabil samt kunna arbeta strukturerat. Det är självklart att du på ett serviceinriktat sätt samarbetar med interna som externa kontakter. 

Flexibilitet är viktigt för att snabbt kunna anpassa sig till förändringar i arbetet och säkerställa att verksamheten fortsätter att fungera smidigt.

Du delar vår vision och värdegrund och är redo att arbeta utifrån våra förhållningssätt Lyssna, Lära och Leda.

Vi erbjuder dig

Som medarbetare hos oss erbjuds du en rad förmåner med fokus på balans, trygghet och hälsa. Lunds kommun är en stor organisation med många spännande verksamheter och möjligheter för medarbetare till utveckling. Som medarbetare får du även tillgång till vår förmånsportal där du enkelt kan se dina förmåner och administrera dessa.
Det här ger vi dig som medarbetare

Övrigt

Tjänsten är en tillsvidareanställning med tillträde enligt överenskommelse.

I denna rekrytering tillämpar vi löpande urval. Varmt välkommen med din ansökan.