Enhetsadministratör med fokus schema och personal till äldreomsorgen, Lund

Vill du ha en nyckelroll i en verksamhet som pågår dygnet runt och där ditt arbete skapar förutsättningar för god omsorg? 

Vi söker en engagerad, strukturerad och lösningsfokuserad enhetsadministratör som vill arbeta nära verksamheten och bidra till kvalitet och struktur. Du har ett stort intresse för och kunskap om digitala stödsystem och inser vikten i verksamhetens digitala utveckling för att möta framtiden. Vi har flera utvecklingsprojekt på gång, bland annat införande av AI-schema. 

Som administratör inom särskilt boende för äldre i Lunds kommun arbetar du i team tillsammans med enhetschefer och samordnare för att säkerställa att våra medarbetare har de bästa förutsättningarna att leverera trygg och personcentrerad omsorg.

Arbetsdagarna hos oss är varierande och rollen kräver att du kan hålla i många trådar samtidigt, inget är för stort eller för litet för dig.  

Arbetstiden är måndag–fredag, 40 timmar/vecka, och vi tillämpar flexavtal.

Dina arbetsuppgifter
I rollen som enhetsadministratör har du ett brett administrativt ansvarsområde med fokus på schemaläggning, personaladministration, bemanning och ekonomi. Du kommer att bland annat arbeta i verksamhetssystemen HR-portalen, Multi Access, Time Care Pool, Raindance, Epsilon och Lifecare. 

Personalplanering och bemanning
- Kortsiktig och långsiktig schemaplanering för dygnet runt-verksamhet där du säkerställer en hållbar och effektiv bemanning över tid. 
- Planering utifrån arbetstidsregler samt avtal som HÖK och AB
- Personalplanering i våra system Multi Access och Time Care Pool

HR-administration
- Hantering av nya anställningar, grundschema och anställningsavtal i vår HR-portal
- Bevaka frånvaro, placeringar och anställningstid/företrädesrätt
- Ge support till medarbetare kring exempelvis lön, semester och schema
- Ta fram personalstatistik

Ekonomi och övriga administrativa uppgifter
- Hantering av fakturor: mottagningsattest och kontering
- Beställningar och inköp enligt avtal
- Medverkan vid budgetuppföljning
- Verkställighet av myndighetsbeslut
- Administration i våra verksamhetssystem 
- Nyckelhantering och administration av behörigheter våra verksamhetssystem.

Kvalifikationer
Du har dokumenterad och aktuell erfarenhet av administrativa arbetsuppgifter inom personal och/eller ekonomi och har under flera år arbetat självständigt med personalplanering, gärna i Multi Access och Time Care Pool. Erfarenhet av andra personalplaneringssystem kan också vara värdefull.

Du har god digital kompetens och trygghet i att arbeta med olika HR- och ekonomisystem, liksom i verksamhetssystem ur ett administratörsperspektiv. Du omvärldsbevakar och är intresserad av digitala arbetssätt för att skapa mervärde för organisationen och brukarna. Du har förståelse för eller erfarenhet av arbete inom vård och omsorg. Du har som lägst en gymnasieutbildning med administrativ eller ekonomisk inriktning. Det är meriterande om du har kompletterat din utbildning med påbyggnadsutbildning inom bemanning och personalplanering.

Personliga egenskaper
För att vara framgångsrik i rollen behöver du vara ansvarsfull, självgående, lösningsfokuserad, kunna prioritera samt arbeta strukturerat. Du ska trivas i en dynamisk arbetsmiljö och anpassar dig snabbt till förändring. 

Vi erbjuder dig
Som medarbetare hos oss erbjuds du en rad förmåner med fokus på balans, trygghet och hälsa. Lunds kommun är en stor organisation med många spännande verksamheter och möjligheter för medarbetare till utveckling. Som medarbetare får du även tillgång till vår förmånsportal där du enkelt kan se dina förmåner och administrera dessa.

Det här ger vi dig som medarbetare

Övrigt
Tjänsten är tillsvidareanställning med tillträde enligt överenskommelse. Vi tillämpar löpande urval.

Lönestatistik Lunds kommun
https://lund.se/arbete-och-lediga-jobb/sa-ar-det-att-arbeta-med-oss/lonestatistik

Varmt välkommen med din ansökan, vi ser fram emot att läsa den.