Receptionist/Administratör - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Om oss

På Stora Södergatan 47 arbetar medarbetare på Barn- och skolförvaltningen (BSF), Kultur och Fritidsförvaltningen, Utbildningsförvaltningen (UF) samt fackliga företrädare. Här sitter centrala kansli för nämnda förvaltningar och fackliga företrädare. Receptionen servar såväl medarbetare på arbetsplatsen som besökare, både externa och anställda inom andra delar av kommunen.

Vår arbetsplats är centralt belägen i Lund och du kommer dagligen att ha otaliga kontakter samt ingå i ett team av trevliga kollegor med andra roller, men med samma iver att i sitt arbete serva och stötta Lunds medborgare och andra intressenter på absolut bästa sätt. Tjänsten som receptionist/administratör tillhör organisatoriskt Utbildningsförvaltningen och en del administrativa uppgifter kopplade till denna förvaltning ingår i tjänsten. Tidigare receptionist/administratör har gått vidare internt till annan tjänst, därav att vi nu söker en ny kollega som vill vara vår viktiga kontakt utåt i denna roll.

I denna rekrytering arbetar vi med löpande urval, vänta därför inte med att skicka in din ansökan.

Arbetsuppgifter

Som receptionist/administratör i denna tjänst får du ett omväxlande och självständigt arbete där du ofta är den första kontakten för de som vänder sig till oss. Du måste vara intresserad av människor och trygg med att ta egna initiativ.

Exempel på ansvarsområden är:

-Receptionsuppgifter på Stora Södergatan 47 såsom hantering av telefonsamtal och hjälpa besökare rätt, mottagning av post, paket och andra leveranser samt utlåning av t ex cyklar, taggar

-Administrera olika möten och konferenser (bokning av lokal, material mm)

-Hjälpa besökare med blanketter och ifyllnad av dessa

-Stöd till Lunds vägledningscentrum, BSF barnomsorg och BSF bemanningsenhet

-Viss kommunikation av viktig info till anställda i våra hus

-Administrera behörighetssystem

-Göra vissa inköp och beställa tjänster

-Resebokningar

-Felanmälningar kopplade till fastigheten

-Utföra enklare vaktmästerisysslor som att fixa med skrivare, elektronik eller möbler

Kan du tillföra vår verksamhet kvalité i ovanstående arbete vill vi gärna träffa dig.

Vi söker dig som

För att briljera i rollen som vår receptionist/administratör behöver du vara strukturerad och kvalitetsmedveten. Det är också viktigt att du är lösningsorienterad och har en lugn personlighet även i situationer som upplevs stressande.

Vi söker dig som har god samarbetsförmåga och ett stort serviceintresse, vilket är självklara personliga egenskaper i en roll som denna.

Har gymnasial utbildning och flera års erfarenhet från arbete som receptionist och administratör. Uppdraget kräver att du har god datorvana och att du kommunicerar väl på svenska och engelska i tal såväl som skrift.

Har du datorvana i flera olika system är det meriterande.

Välkommen med din ansökan!