Administrativ koordinator - Under tillsättning eller tillsatt, ej sökbar

Om oss

Avdelningen Stöd- och servicecenter ansvarar för att utveckla "en väg in" och en gemensam servicekultur för kommunkontoret. Avdelningens verksamhet riktar sig till hela kommunorganisationen samt medborgare. Stöd- och servicecenter består av fem enheter: Ekonomiservice, Habo konferenscenter, Intern service, IT-service samt Löneservice. Avdelningen har även en central funktion som består av strateger och administrativa koordinatorer

Arbetsuppgifter

Rollen är ny och har tillkommit för att optimera och samordna det administrativa stödet till avdelningschefer/direktörer på Kommunkontoret. Som koordinator till avdelningschefer/direktörer ingår du i samma team, och har ett nära samarbete med, kommundirektörens och den politiska ledningens koordinatorer. Ni har avdelningschefen för Stöd och servicecenter till närmsta chef.

Du ger ett effektivt och välfungerande administrativt stöd till avdelningschefer/direktörer på Kommunkontoret. I din roll fungerar du som en länk mellan avdelningscheferna och de olika stödfunktionerna inom tex HR, Ekonomi och Kommunikation. Tjänsten passar dig som trivs i en varierad roll då uppdraget är brett och innebär många parallella arbetsuppgifter. Du är en social person som ställer upp för att hjälpa dina kollegor på bästa sätt.

Exempel på arbetsuppgifter:

• Kalla till möten och skriva mötesanteckningar och andra administrativa uppgifter vid behov
• Resebokningar
• Skriva minnesanteckningar
• Administrativa uppgifter i samband med möten, konferenser och utbildningar.
• Hantering och koordinering av kalendrar
• Hantera inköp och fakturor.
• Intervjubokningar
• Koordinera interna event
• Beställning av behörigheter

Du kommer att arbeta i både HR-system och ekonomisystem, ansvara för att olika listor och presentationsmaterial kontinuerligt uppdateras samt vara delaktig i on- och offboarding av nya medarbetare på Kommunkontoret. Vi arbetar ständigt med att förbättra rutiner och arbetssätt och ett viktigt område är att medverka till den digitala utvecklingen

Med en positiv framtoning och ett prestigelöst förhållningssätt såväl som ett gott omdöme kommer du att bidra till kommunens utveckling. Lösningsfokus och öga för vad som behöver göras ger framgång liksom din vilja och förmåga att hjälpa andra och agera koordinerande i många olika kontaktytor. 

Vi söker dig som

Du är tillmötesgående och lyhörd, serviceinriktad och bemöter andra med respekt. I ditt generella arbetssätt utmärker sig förmågan att ha god struktur och att vara noggrann. Uppdraget kräver att du är proaktiv och flexibel med förmåga att hitta lösningar som gynnar alla parter på bästa sätt. Från tidigare arbeten är du van vid att arbeta självständigt inom ditt ansvarsområde och du har en hög integritet.

Du har erfarenhet från uppdrag med både muntlig såväl som skriftlig kommunikation på svenska. Det är viktigt att kunna förstå och dela med sig av den information som behövs för att nå önskade resultat med organisationen som helhet i fokus.

Uppdraget kräver eftergymnasial utbildning alternativt gymnasial utbildning i kombination med minst 3 års erfarenhet från likvärdigt arbete. Uppdraget kräver också att du har lätt för, och intresse av, digitalisering såväl som att arbeta med och i olika It-stöd.